يك مدير پروژه بايد داراي چه توانمنديهايي باشد ؟
دامنه عملياتي پروژهها و اعمال مديريت بر آنها ، بازهاي وسيعتر از محدوده خود پروژه را دربردارد . سازمان اجراي پروژه معمولا به عنوان بخشي از سازمانها ، شركتها و موسسات دولتي و خصوصي مطرح است . ساختار سازمان اجرايي پروژها ، اغلب متاثر از اقتضا و محدوديتهاي استفاده از منابع كاري در آنها هستند . در هرشكلي از سازمان اجرايي پروژه ، اين مدير پروژه است كه به عنوان مسئول آن و تحويلدهنده كار مطرح است . در سازمانهاي پروژهمدار ، مدير پروژه كليه اختيارات و استقلال يك مدير را دارا بوده ، كليه بخشها را شخصا مديريت ميكنند . اين وضع در سازمانهاي وظيفهاي كه بر مبناي پروژهها طراحي نشدهاند متفاوت است و مدير در آنها بيشتر يك هماهنگكننده يا پيگيريكننده است .
مديريت عمومي دربرگيرنده طيف گستردهاي از جنبههاي مختلف سرپرستي فعاليتهاي مستمر است . مهارتهاي مديريت عمومي ، پايه و مبناي اصلي مهارتهاي مديريت پروژه هستند و آگاهي كامل از آنها اغلب براي مديران پروژه ضروريست . تواناييهاي يك مدير پروژه از ديدگاه PMBOK بهشرح ذيل است :
1 - رهبري
رهبري (Leadership) و مديريت (Management)، از يكديگر متمايزند ولي نياز توامان به آنها در پروژه احساس ميشود . مديريت توجه خاص به سازگاري بين نتايج اصلي حاصله و انتظارات متوليان و مجريان است درحاليكه رهبري شامل موضوعات زير است :
Ø تعيين اهداف سازماني : مشخص نمودن اهداف و تبيين استراتژي دستيابي به آنها .
Ø همسوسازي متوليان و مجريان : ايجاد ارتباط و همسوسازي اهداف فردي و ايجاد انگيزه همكاري مشترك بين دستاندركاران براي حصول به اهداف سازماني .
Ø ايجادانگيزش : كمك به متوليان و مجريان در ايجاد انگيزه در آنها براي غلبه بر مشكلات محيطي ، قوانين اداري و ساير محدوديتهاي فردي .
انتظار ميرود در پروژهها ، بهخصوص پروژههاي بزرگ ، مدير پروژه ، رهبر نيز باشد . اين رهبري نه تنها در امور پروژه ، كه در همه بخشهاي ارتباطي اعضاي تيم پروژه جريان مييابد .
2- ارتباطات
موضوعاصلي ارتباط (Communicating) تبادل اطلاعات است . طراحي و پيادهسازي جريان درست دادههاي دقيق و پردازش مناسب آنها به منظور دستيابي به اطلاعات درست ، از مهارتهاي مهم مديريت عمومي است . انواع روشهاي ارتباطي در پروژه گسترده است و طيف وسيعي شامل ارتباطات شفاهي ، نوشتاري ، شنيداري و گفتاري ، رسمي و غيررسمي ، داخلي و خارجي ، عمودي و افقي را دربردارد .
مدير پروژه بايد روش درست انتقال اطلاعات و چگونگي برقراري ارتباط در هر بخش را به دقت طراحي كند تا از گردش مطلوب اطلاعات در سازمان پروژهاش اطمينان يابد . داشتن اطلاعات درست ، دقيق و بههنگام ، از پيششرطهاي لازم براي تصميمسازي است . اهميت اين مساله در پروژهها بهحدي است كه PMBOK ، فصلدهم خود را به مساله ارتباطات در پروژه اختصاص داده است .
3- مذاكره
مذاكره (Negotiation) مشاوره و رايزني با ديگران براي كسب نتيجه و دستيابي به توافقي مشخص است . بسياري از توافقات با حضور طرفين يا نمايندگانشان و با گفتگو حاصل ميگردد . ميانجيگري ، حكميت و داوري ، برخي اشكال گوناگون مذاكره هستند . مذاكرات در پروژهها، بهدفعات و در زمانهاي مختلفي صورت ميپذيرد .
4- حلوفصل اختلافات
حل مشكلات پروژه (Problem Solving) ، تلفيق توام بيان مسايل روزمره و اخذ تصميم است . حل مشكلات نياز به ريشهيابي آنها و يافتن علتومعلولهاست . حلوفصل مشكلات ، شامل تجزيه و تحليل مساله و تعيين راهحلهاي مناسب و سپس انتخاب يكي از آنان ، از فعاليتهاي مهم مديريت است . تصميمات بايد بهموقع اتخاذ شوند و اجراي آنها بهدقت پيگيري شود .
5- تاثير بر سازمان
توانايي سازمان ، قابليت انجام بهموقع امور است . براي ايجاد اين قابليت بايد هماهنگي مناسب بين اجزاي سازمان برقرار گردد و تصميمات اتخاذشده مدير بهدرستي توسط افراد اجراشود ؛ اينجاست كه مديران نياز به هنر اقتدار و علم سياست دارند تا از طريق نفوذ بر افراد ، تواناييهاي سازمان در اجراي بهموقع تصميمات را افزايش دهند .
در گام آتي مراحل برنامهريزي و كنترل پروژه را بيان خواهيم نمود ...
